In deze blog schrijf ik over communicatie of het gebrek eraan. Laat je hier ook horen!


Geen online verbinding, wat nu?

U zit in het publiek bij een lezing. De voorzitter begint nerveus het programma aan te kondigen en maakt duidelijk dat de map met de bestanden ergens op het world wide web is opgeslagen. En ze werken er hard aan om die te vinden. Vervolgens geeft hij het woord aan de eerste spreker. Die steekt rustig van wal. Hij kan het ook zonder de online informatie. Terwijl hij bezig is, breekt de voorzitter in en herinnert hem aan de tijd: ‘Je hebt nog vijf minuten en we hebben een probleem. De map is onvindbaar en daar is de presentatie opgeslagen die de volgende spreker nodig heeft om haar verhaal te doen. Ja, dit is erg vervelend.’ Zijn wangen lopen rood aan en hij klinkt somber. Lacherig roept iemand: ‘En nu heeft Piet nog maar twee minuten over om zijn presentatie af te maken.’
Ik heb te doen met de voorzitter. Wat is handig in dergelijke situaties?
 
Wat doe je als voorzitter als je weet dat de powerpoint niet werkt en je moet de deelnemers verwelkomen en toespreken? Je stemt dan kort af met de eerstvolgende spreker of hij of zij de presentatie kan doen zonder de informatie op het scherm. Als het antwoord positief is, dan kondig je die persoon aan en zegt erbij dat de informatie op een ander tijdstip beschikbaar komt.
 
Als de eerste spreker al bezig is en de boel valt uit, zorg er dan voor dat je op de een of andere manier kort overlegt met de volgende spreker. Die persoon heeft die informatie nodig. Wat doe je dan?
Kan hij/zij wel het verhaal doen zonder die online informatie?
Waarschijnlijk wel, maar dan aangepast. Je kondigt de tweede spreker aan. En deze vertelt het publiek direct: ‘Bij gebrek aan een online verbinding vertel ik het verhaal zonder de achtergrondinformatie. Die informatie ontvangt u later’.
 
Ondanks een excellente voorbereiding kan het gebeuren dat er iets misgaat waardoor sprekers geen gebruik kunnen maken van een online verbinding of hun mooie en toepasselijke powerpoint. Maak er als voorzitter geen apart onderwerp van in je programma. Blijf ademhalen, blijf rustig en zorg voor afstemming met de sprekers. Laat ze hun presentatie houden zoals gepland en aangekondigd in het programma.

Reageer op dit bericht







Eerder op EnTunç.nl